改善するきっかけ

２０２０年からテレワークを導入しており出社の機会は減ったが、テレワークにおいても出社しないといけない場面が経費精算の申請でした。出社をゼロにすれば社員の負担が減るため改善しようと考えた。

問題

経費精算は営業職にとっては大きな問題

営業職は毎日経費が発生しているといっても過言ではありません。経費精算には必ず領収書を添付し本社に申請する必要がありかなりの手間でした。
また経費精算の際にミスがあると手入力で修正が必要だったのでそれも手間でした。

改善した内容

Staple（ステイプル）

Stapleは、法人プリペイドカード一体型経費精算サービスです。決済から経費管理がシームレスに繋がる法人キャッシュレスの世界を実現します。

https://staple.jp/ja/home

Stapleの導入で経費精算が簡単になった

Stapleを導入することで自宅からでも経費精算が可能になり、かつ領収書を本社に送る作業は不要になった。この部分に関しては非常に改善ができた。
今までは経費精算の際に計上する科目などの選択を毎回考えないといけなかったが、具体例などが表示されるようになり、ミスが減ることで余計な時間を削減できた。

社内ネットワークに接続せずに経費精算ができる

これは一長一短だが、営業職はテレワークといっても外出していることが多いため、社内ネットワークに接続していない状況でも経費精算ができることはよかった。（セキュリティ面での不安は残るが）

評価

適切な改善ができ、課題は解決することができた

立て替え分の社員への入金が遅れる場合がある

これは会社によると思うが、経費の締め日後に発生した経費は翌月に持ち越しになってしまうため、社員の金銭的な負担になってしまっている。

経費の申請は早くなったが、承認は遅くなった

今まで経費の承認は支店レベルだったが、本社に変更になったため本社の事務作業が増えその影響で経費の承認作業が遅くなった。

今後の目標

新たに上に挙げた課題が２点発生したが、現状社員からは不満が出ていないため現状維持とし、今回の経費精算に関する改善は完了とした。