改善のきっかけ

現在、勤怠や交通費などの各種申請が今までは紙で運用されており、申請書には押印をして上長に回す必要があった。ところがコロナ禍になってテレワークが推奨される中、こうした運用で行っていくことに限界があったため改善しようと考えた。

問題

改善した内容

電子決裁システムにはX-pointを導入した。

X-point

これまで自社で利用してきた帳票形式をWeb画面上でそのまま表現できます。ドラッグ＆ドロップなどの操作だけでフォームをデザインでき、ノンプログラミングでご希望のフォームを作成いただけます。

https://www.atled.jp/xpoint/

X-pointの機能のシンプルさに惹かれた

様々な電子決裁システムが検討される中、機能のシンプルさから「X-point」というツールの導入が決定した。システム上で組織やワークフローを入れるという作業はあったものの、枠組みを作る側についての準備は比較的スムーズに進んだ。

マニュアルを配布し誤操作を防ぐ

申請を行う側の現場社員には、システムの使い方を説明する必要があったことから、作業手順を記したマニュアルの作成とその内容共有が行われた。当初は紙と併用で電子システムが使われていたが、現在は完全に電子システムへの移行が完了した。

評価

適切な改善ができ、課題は解決することができた

承認フローのメンテナンス

ワークフローや組織図が変更となった時に、それが適切に反映させないと、承認フローの誤りが出てしまうため、そのチェックと管理が必須になると考えられる。そのため、人事部門との情報共有を密に行っていく必要がある。

今後の目標

当初の目的である、各種申請を紙から電子にするということは達成できたため完了とした。