LINE WORKSを導入して電話連絡ではなく主にメッセージで状況の報告や確認ができるようにした
改善したきっかけ
当社では建設業の施工管理をおこなっているが、現場作業員との連絡手段は主に電話でやりとりしている。現状、現場作業員の個人携帯に電話しているため色々と問題や不満があり、まとめて改善したい。
問題
- 個人情報保護の観点から個人の電話番号を共有するのは避けたい
- 電話をかけても現場作業中の場合、折り返しになることが多い
- 折り返す時に着信の電話番号がわかっても誰がかけてきたかわからない
電話番号の共有は避けたい
問題の１点目は、社内の連絡手段は基本的に携帯電話となっていたが、個人情報保護の観点から携帯電話の番号の共有を避けたいとする意見や携帯電話のを変更した際に社内共有をどこまで行えばいいのかわからないという意見があったこと。
折り返しになることが多く負担が増える
２点目は携帯電話への連絡では、現場で働く職員が着信時に応答できず、折り返しの対応になることが多いこと。
折り返し先がわからない
３点目は統括本部などの拠点から発信し携帯電話に着信履歴が残った際、折り返す社員が統括本部内のどの社員から連絡があったのか分からないこと。
改善した方法
- 個人携帯は引き続き使うことになるが、LINE WORKSを導入して電話ではなく主にメッセージでやり取りできるようにした
LINE WORKSとは
LINE WORKSは、LINEと同じ使い勝手で導入したその日から誰でも すぐに使えます。LINEおなじみのチャットやスタンプは、多くの現場で楽しい職場づくりをサポートしています。
関係部署に聞き取り後に運用を開始した
統括本部から順に管轄ごとに導入し、簡易マニュアルをその都度共有することで、操作方法が分からないなどの混乱を最小に抑えた。導入後、どういった用件の場合はLINE WORKSを使用するのか、逆に使用してはいけない場合はどういった用件の場合なのかを各部署から聞き取りも行いながら検討し運用した。
ルールも明確に決め発信している
社内の相手にメッセージを送る時は、メールなどに使用する名乗り（○○課○○ですなど）を省略してもよいなどのルールについても発信をしていて、連絡したい内容によってLINE WORKSを使用するかしないかのルール作りを継続して行う必要がある。
評価
適切な改善ができ、課題は解決することができた
今後の目標
- 引き続きLINE WORKSのルールづくりをして、より効率的に業務を行えるようにする。
セクハラやパワハラに注意する！
個人のスマートフォン等を使用することにより、「連絡すること」へのハードルが下がる印象がある。そのため、セクハラやパワハラなどが発生しないようハラスメントについての社員教育を改めて徹底する必要がある。
